Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, Belegeinsicht, typische Fehler

Was in eine korrekte Abrechnung gehört

Eine Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, muss für dich nachvollziehbar sein. Du musst ohne Fachwissen erkennen können, wie dein Anteil berechnet wurde. Fehlen wichtige Angaben, ist die Abrechnung formell fehlerhaft. Dann ist eine Nachzahlung in der Regel erst fällig, wenn der Vermieter die Abrechnung korrigiert.

• Abrechnungszeitraum, meist zwölf Monate
• Gesamtkosten für das ganze Haus, aufgeteilt nach Kostenarten
• Verteilerschlüssel, zum Beispiel nach Wohnfläche, Personen oder Verbrauch
• Berechnung deines Anteils
• Abzug deiner geleisteten Vorauszahlungen
• Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Die wichtigen Fristen

Für den Vermieter gilt: Die Abrechnung muss dir spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 bei dir sein. Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, außer er ist an der Verspätung nicht schuld. Ein Guthaben muss er dir trotzdem auszahlen.

Für dich gilt: Einwände gegen die Abrechnung musst du spätestens zwölf Monate nach Zugang mitteilen. Danach sind sie meist ausgeschlossen. Im Anschreiben nennt der Vermieter oft eine Zahlungsfrist. Wenn du Fehler vermutest, melde dich am besten noch vor diesem Termin.

Was umgelegt werden darf und was nicht

Welche Kosten Betriebskosten sind, regelt die Betriebskostenverordnung. Dazu gehören zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Allgemeinstrom, Aufzug und Gebäudeversicherung. Umgelegt werden darf aber nur, was auch im Mietvertrag vereinbart ist.

Nicht umlegen darf der Vermieter dagegen Kosten für Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung, Bankgebühren oder Rücklagen. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen auch Kabel-TV-Gebühren nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden. In der Abrechnung für 2024 darf Kabel-TV also höchstens bis zum 30. Juni 2024 auftauchen.

Typische Fehler in der Abrechnung

Nimm deinen Mietvertrag, die Abrechnung vom Vorjahr und deine Kontoauszüge zur Hand. Vergleiche Kostenart für Kostenart. Große Sprünge sind nicht automatisch falsch, sie sollten aber erklärt werden.

• Falscher Abrechnungszeitraum oder Kosten aus einem anderen Jahr
• Falsche Wohnfläche oder falsche Personenzahl im Verteilerschlüssel
• Vorauszahlungen nicht vollständig abgezogen
• Reparaturen oder Verwaltungskosten versteckt in anderen Posten, etwa beim Hausmeister
• Kosten für leerstehende Wohnungen auf die Mieter verteilt
• Starker Kostenanstieg ohne Erklärung im Vergleich zum Vorjahr
• Heizkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet: Dann darfst du deinen Anteil um 15 Prozent kürzen
• Keine Aufteilung der CO2-Kosten bei Gas- oder Ölheizung: Dann darfst du deinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen

Belegeinsicht: Dein Recht auf Nachweise

Du darfst die Rechnungen und Verträge sehen, auf denen die Abrechnung beruht. Das nennt man Belegeinsicht. Datenschutz ist kein Grund, sie zu verweigern. Meist findet die Einsicht im Büro des Vermieters oder der Hausverwaltung statt. Du kannst Fotos oder Kopien machen.

Solange der Vermieter dir keine Einsicht gibt, darfst du die Nachzahlung zurückhalten. Das solltest du ihm aber ausdrücklich schreiben.

1. Schriftlich um Belegeinsicht bitten und konkrete Posten nennen, die du sehen willst.
2. Einen Termin vereinbaren und eine Vertrauensperson mitnehmen, wenn du magst.
3. Rechnungen mit den Beträgen in der Abrechnung vergleichen.
4. Unklare Punkte notieren und Fotos der Belege machen.

Einwände richtig formulieren

Ein Einwand sollte konkret sein. Schreibe nicht nur „Die Abrechnung ist falsch“, sondern nenne den Posten und den Grund. Schicke den Brief so, dass du den Zugang beweisen kannst, zum Beispiel per Einwurf-Einschreiben.

1. Abrechnung mit Datum und Abrechnungszeitraum nennen.
2. Jeden beanstandeten Posten einzeln aufführen und kurz begründen.
3. Um eine korrigierte Abrechnung oder um Belegeinsicht bitten.
4. Den unstrittigen Teil der Nachzahlung zahlen oder ausdrücklich „unter Vorbehalt“ überweisen.
5. Eine Kopie des Briefs und den Versandbeleg aufbewahren.

Wenn du die Nachzahlung nicht zahlen kannst

Eine hohe Nachzahlung kann dich finanziell überfordern. Sprich dann früh mit deinem Vermieter. Eine Ratenzahlung ist freiwillig, viele Vermieter stimmen aber zu. Achtung: Mit einer Ratenvereinbarung erkennst du die Forderung oft an. Prüfe die Abrechnung also vorher.

Wenn du Bürgergeld oder Sozialhilfe bekommst, können Jobcenter oder Sozialamt die Nachzahlung für Heiz- und Betriebskosten übernehmen, soweit die Kosten angemessen sind. Unter Umständen ist das sogar möglich, wenn du sonst keine Leistungen bekommst. Stell den Antrag dann im Monat, in dem die Nachzahlung fällig ist. Hilfe beim Prüfen bieten Mietervereine und Verbraucherzentralen.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten (öffnet in neuem Tab)
2. § 2 Betriebskostenverordnung – Aufstellung der Betriebskosten (öffnet in neuem Tab)
3. § 12 Heizkostenverordnung – Kürzungsrechte (öffnet in neuem Tab)
4. § 7 CO2-Kostenaufteilungsgesetz – Kürzungsrecht bei fehlender Aufteilung (öffnet in neuem Tab)
5. Verbraucherzentrale: Hilfe bei hoher Betriebs- und Heizkostenabrechnung (öffnet in neuem Tab)
6. Deutscher Mieterbund: FAQ zum Ende des Nebenkostenprivilegs (öffnet in neuem Tab)